Un document administratif est produit ou reçu par un service de l'État, une collectivité territoriale, un établissement public ou un organisme privé chargé d'une mission de service public.

Par exemple, une préfecture, une mairie, une caisse de Sécurité sociale, Pôle emploi.

Il peut s'agir des documents suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.

Un document administratif peut prendre une forme écrite, d'enregistrement sonore ou visuel ou sous forme numérique ou informatique.

Un téléservice permet de vérifier le caractère communicable d'un document administratif :

La communication des documents administratifs suivants n'est pas possible ou est soumise à conditions :

• Document inachevé
• Document préparatoire à une décision
• Document dont le contenu a un caractère sensible
• Document concernant une personne
• Archive publique couverte par un secret protégé

À qui s'adresser ?

Adressez-vous à l'administration ou à l’organisme qui détient le document.

Dans certaines administrations, une personne est responsable de l'accès aux documents administratifs (Prada) :

Si le document souhaité est versé aux archives publiques, vous pouvez aussi vous adresser au service concerné des archives publiques.

Consultez l'annuaire des services publics d'archives :

Le service d'archives vous indique si nécessaire le délai au bout duquel le document archivé peut être communiqué.

Il vous indique aussi s'il est possible de demander un accès anticipé au document archivé.

Comment faire la demande ?

Votre demande peut être orale.

Toutefois, il est recommandé d'envoyer une lettre ou un mail et de conserver une copie datée en cas d'absence de réponse de l'administration.

Vous n'avez pas à motiver (c'est-à-dire justifier) votre demande.

Votre demande doit être précise pour que l'administration identifie le document souhaité.

Indiquez si vous souhaitez consulter le document sur place ou le recevoir par courrier ou par mail.

Quel mode de communication ?

Vous choisissez le mode de communication du document dans la limite des possibilités techniques de l'administration.

La communication du document ne doit pas nuire à sa préservation et à sa bonne conservation.

Ainsi, selon le document, l'administration peut proposer :

• La consultation sur place
• La reproduction
• L’envoi par mail

Si vous avez demandé de nombreux documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place.

L'administration peut aussi étaler dans le temps votre accès aux documents.

Quel coût ?

La consultation sur place est gratuite.

L'envoi par mail de la copie d'un document au format numérique est gratuite.

La reproduction est payante. Selon le support de communication du document, le coût ne peut pas dépasser les tarifs suivants :

Dans quel délai ?

La saisine de la Cada se fait dans les 2 mois suivant la notification de la décision écrite ou du refus tacite de l'administration.

Quel coût ?

La saisine de la Cada est gratuite.

Comment ?

Accusé réception de votre demande

Réception de l'avis de la Cada

Si l'administration maintient son refus initial malgré l'avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l'avis défavorable de la Cada, vous pouvez faire un recours contentieux.

Vous pouvez saisir le juge administratif dans les 2 mois suivant la décision implicite de refus de l'administration.

La décision implicite de refus intervient lorsque l'administration garde le silence pendant 2 mois à partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada.

Le tribunal compétent est celui où l'administration en cause a son siège.

Le juge peut demander à l'administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l'affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.

Si le juge estime que le refus de communication est illégal, il peut annuler la décision de refus de l'administration.

Dans ce cas, le juge peut aussi, à votre demande, exiger de l'administration qu'elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).

Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez la contester en cassation devant le Conseil d'État.